Por comodidad, eficacia o simplemente porque su teléfono tiene mejores prestaciones que el ofrecido por la empresa, las personas trabajadoras, en ocasiones, desean usar su dispositivo particular para tareas relacionadas con el trabajo: correo electrónico, llamadas, aplicaciones de registro de la jornada, etc.
Permitir que las personas trabajadoras utilicen sus teléfonos móviles para tareas laborales ofrece flexibilidad y eficiencia, pero también conlleva una responsabilidad significativa en términos de protección de datos. Para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de derechos digitales, las organizaciones deben adoptar una estrategia sólida que combine políticas claras, medidas adecuadas y formación continua al personal sobre buenas prácticas en seguridad de la información.
Para que la empresa cumpla la normativa de protección de datos y evitar sanciones en esta materia, el departamento de protección de datos de Sellarès Assessors ha redactado el siguiente catálogo de cinco requisitos que debe cumplir cualquier organización:
1. Base legal válida
La organización no puede obligar a las personas trabajadoras a utilizar sus dispositivos para el desarrollo de sus funciones laborales. Por ello, únicamente será válida esta práctica si la persona empleada cuenta con una alternativa al uso de su dispositivo particular pues, de lo contrario, no tendría verdadera capacidad de elección.
Por ejemplo, si la persona trabajadora registra la jornada a través de un software instalado en su teléfono móvil, debe disponer de otros medios para poder fichar, como un dispositivo móvil de empresa o un ordenador con acceso a este software.
2. Política de uso de dispositivos (BYOD)
Es imprescindible establecer una política clara y por escrito que regule el uso de teléfonos móviles para tareas profesionales. Esta política debe abordar aspectos como:
Tipos de datos que pueden tratarse.
Aplicaciones autorizadas.
Medidas de seguridad mínimas exigidas (contraseñas, cifrado, antivirus, etc.).
Procedimiento en caso de pérdida, robo o incidente de seguridad.
3. Evaluación de riesgos y medidas de seguridad
El empleador debe realizar un análisis de riesgos sobre el uso de móviles en tareas empresariales y aplicar medidas técnicas y organizativas adecuadas (art. 32 del RGPD), como:
Cifrado de datos en el dispositivo.
Segmentación de información personal y datos corporativos.
Autenticación multifactor.
Instalación de un antivirus.
4. Confidencialidad, formación y concienciación
Los principios de minimización y limitación de la finalidad exigen que solo se traten los datos estrictamente necesarios para el desempeño de las funciones laborales, y que no se utilicen para fines no autorizados. Para ello, es imprescindible la firma de acuerdos de confidencialidad con las personas trabajadoras con acceso a datos personales.
Además, la implementación de planes formativos ayuda a crear una cultura de protección de datos dentro de la empresa y conciencia a la plantilla de la empresa acerca de sus obligaciones y responsabilidades durante el tratamiento de los datos, incluso cuando se realiza desde su dispositivo particular.
5. Control del empleador y privacidad de la persona trabajadora
Cualquier medida de monitorización o control debe respetar los derechos fundamentales de la persona trabajadora, especialmente el derecho a la intimidad. Para ello, el empleador debe:
Informar a la persona trabajadora sobre cualquier tipo de control (principio de transparencia).
Evitar el acceso a datos privados, pudiendo acceder únicamente a las aplicaciones de la empresa.
En definitiva, aunque las medidas de seguridad a aplicar en una organización dependerán de diversos factores, como su tamaño, los tipos de datos personales que trate o el número de interesados afectados por este tratamiento, las buenas prácticas descritas ayudarán a la creación de un entorno seguro para la información de la empresa.
Desde el Área de Protección de Datos de Sellarès Assessors, os podemos ayudar a la implantación de una política de utilización de teléfonos móviles (dispositivos propios de la persona trabajadora en la relación laboral) con todo lo necesario para cumplir la normativa, desde el análisis del riesgo, a la implantación de las medidas adecuadas, así como la formación de las personas trabajadoras.
No dudes en contactar con nosotros, estamos a vuestra disposición
Equipo de Protección de Datos – Sellarès Assessors
lopd@sellaresga.com
