Cada vez es más habitual grabar reuniones en Microsoft Teams. Pero esta práctica, aparentemente inocente, puede convertirse en una infracción grave si no se gestiona correctamente.
Una reciente resolución de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo deja claro.
El caso: qué ocurrió
Una empresa celebró una reunión de comité por videollamada (Microsoft Teams), en la que:
- Se grabó la reunión con imagen y voz de los participantes
- Se informó a los asistentes de que la grabación se realizaba para gestiones legales del comité
- Los participantes consintieron esa grabación con esa finalidad concreta
Sin embargo, posteriormente:
- La empresa utilizó la grabación como acta de la reunión y la facilitó a terceros ajenos al comité
Todo ello, sin informar previamente ni recabar consentimiento específico para esos nuevos usos
El problema jurídico clave
La AEPD es clara: El consentimiento obtenido era válido solo para una finalidad concreta (gestión interna), pero no para otros usos distintos
Y esto es determinante porque: El Reglamento (UE) 2016/679 exige que el consentimiento sea libre, específico, informado e inequívoco y si cambias la finalidad del tratamiento (por ejemplo, usar la grabación como acta o compartirla), necesitas una nueva base de legitimación
En este caso: no existía una base de legitimación válida para esos usos adicionales
Qué concluye la AEPD
La Agencia determina que: Sí había base legal para grabar la reunión, pero No la había para:
- Considerar la grabación como acta
- Comunicarla a terceros
Resultado: Vulneración del artículo 6.1 del RGPD (licitud del tratamiento)
Y recalca algo muy relevante – y que desde Sellarès Assessors insistimos habitualmente-: El consentimiento debe darse para todas las finalidades de tratamiento, no de forma genérica
En este caso la sanción inicial fueron 5.000 euros que con reducciones por reconocimiento y pago voluntario se redujo a 3.000 euros.
Por qué esta resolución es crítica para empresas que usan Teams
Porque afecta directamente a prácticas habituales: Grabar reuniones “por si acaso”; Compartir grabaciones con terceros; Usar la grabación como sustituto de un acta; no definir claramente los usos antes de grabar, etc.
Todo esto es muy común… y puede ser sancionable.
¿Qué deberían hacer las empresas?
A la luz de esta resolución y del RGPD:
1. Definir la finalidad antes de grabar: No basta con decir “vamos a grabar”.
Debes especificar:
- Para qué se graba
- Qué usos tendrá (archivo, acta, formación, etc.)
2. Obtener un consentimiento válido: El consentimiento debe ser: Específico (para cada uso); Informado (explicando claramente los fines) e Inequívoco
No sirve el consentimiento genérico o implícito.
3. No reutilizar las grabaciones para otras finalidades
Ejemplo real del caso:
- Consentimiento → grabación para gestión interna
- Uso posterior → acta + cesión a terceros
Resultado: infracción.
4. Cuidado con compartir grabaciones. La AEPD considera que:
- Facilitar la grabación a terceros es comunicación de datos personales
- Requiere base legal propia
5. Regular internamente el uso de grabaciones
La propia AEPD señala que el problema se podría haber evitado con:
- Un procedimiento interno claro
- Información previa adecuada
- Definición expresa del valor de las grabaciones como actas
Grabar reuniones en Teams no es el problema. El problema es no controlar qué haces después con esa grabación.
Esta resolución deja una idea clave para cualquier empresa: El consentimiento no es un cheque en blanco.
Para cualquier duda, estaremos encantadas de ayudarte
