La legalización de los libros societarios y de algunos libros contables de una empresa es obligatoria y debe hacerse telemáticamente. Su incumplimiento puede conllevar sanciones económicas y responsabilidad para los administradores.
A continuación, le explicamos cómo cumplir con lo establecido con la normativa y las consecuencias de no hacerlo.
¿Qué es la legalización de libros?
Todas las sociedades mercantiles están obligadas a llevar determinados libros contables y societarios.
La legalización de libros es un trámite registral mediante el cual estos documentos obligatorios se presentan ante el Registro Mercantil, que se encarga de «precintarlos» para que no puedan modificarse tras el cierre del ejercicio.
Tipos de libros
Contables: Los libros contables reflejan las operaciones económicas de la empresa. De todos ellos, es obligatorio legalizar los siguientes:
- El libro de inventarios y cuentas anuales: Incluye un balance inicial detallado, unos balances de comprobación (sumas y saldos) -al menos trimestrales-, un inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.
- El libro diario: Registra, día a día, todas las operaciones de la empresa (pagos, cobros, etc.), así como su importe y su fecha.
Societarios: Además de la contabilidad, la sociedad debe reflejar formalmente su funcionamiento interno mediante los siguientes libros:
- El libro de actas: Contiene las actas de las reuniones de la junta de socios o de las celebradas por el consejo de administración.
- El libro registro de socios (o de acciones nominativas, en caso de las SA): Refleja la titularidad de las participaciones o las acciones, así como las transmisiones y gravámenes sobre éstas y las modificaciones del capital social. Por tanto, con este libro se acredita quién es socio o accionista y en qué porcentaje. Sólo será necesario legalizar este libro cuando haya habido cambios, como la compraventa de participaciones sociales o acciones o la constitución de un gravamen sobre estas, entre otras.
Sociedades unipersonales (SLU): En las sociedades con un solo socio, también debe legalizarse el libro de contratos con el socio único. Este libro documenta todos los contratos celebrados entre el socio único y la sociedad (recuerde que la ley exige que se transcriban literalmente).
Presentación Telemática: Todos los libros obligatorios deben cumplimentarse en soporte electrónico y deben presentarse anualmente por vía telemática ante Registro Mercantil.
El plazo para ello es de cuatro meses desde el cierre del ejercicio. Por tanto, si el ejercicio social se cierra el 31 de diciembre, la fecha límite será el 30 de abril (o el día siguiente hábil).
Certificación
Una vez presentados los libros, el Registrador comprobará la documentación. Aquí pueden suceder dos cosas:
- Si no existen defectos, extenderá una certificación de legalización, con la que se «precinta» o cierra el libro, que también notificará por vía telemática.
- Si hay defectos (por ejemplo, hay omisiones, se han enumerado las participaciones de forma incorrecta, falta algún documento, etc.), también se notificará telemáticamente para poder subsanarlos y continuar con el trámite de legalización.
Consecuencias de la no presentación
Sanciones: En general, la ley prevé una multa de 150 euros, aunque en casos graves puede ser de hasta 6.000 euros. Además, en caso de concurso culpable, la falta de legalización puede servir como un argumento adicional para responsabilizar personalmente a los administradores por las deudas sociales.
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