Con la inminente obligatoriedad de expedir facturas electrónicas en las relaciones comerciales entre empresarios, es fundamental prepararse para evitar posibles sanciones. Aunque aún está por aprobarse el reglamento correspondiente, es esencial entender cómo funciona este sistema de facturación.
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es aquella que cumple con lo estipulado en el reglamento de facturación, garantizando su contenido, integridad y autenticidad. Para considerarse como tal, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Expedición y recepción electrónica: Debe ser emitida y recibida a través de medios electrónicos. Una factura emitida electrónicamente y luego entregada en papel no se considera electrónica. Sin embargo, una factura en papel que se escanea y se envía por correo electrónico sí lo es.
- Consentimiento del destinatario: El destinatario debe dar su consentimiento expreso para recibir facturas en este formato, salvo en casos de facturación electrónica obligatoria (como en ciertos contratos públicos).
- Garantía de autenticidad: La factura debe contar con un medio válido que garantice su autenticidad y origen, como la firma electrónica o el intercambio electrónico de datos, validados por la Agencia Tributaria.
Consentimiento del destinatario
- Expreso: Mediante la aceptación (o rechazo) de recibir facturas electrónicas.
- Tácito: Si el destinatario accede al portal del expedidor y no comunica su rechazo a recibirlas.
Contenido de una Factura Electrónica
- Firma Electrónica: Debe estar firmada por uno de los medios válidos mencionados anteriormente para garantizar su autenticidad.
- Especificaciones Técnicas: Cuando se intercambian facturas electrónicas entre empresas o autónomos, es necesario acordar especificaciones técnicas para que los softwares puedan leer correctamente los documentos.
Además, se puede pactar un contenido adicional con clientes y proveedores, como códigos QR o formas específicas de identificación, para facilitar procesos internos.
Obligaciones del destinatario
El destinatario tiene varias obligaciones, entre las que se incluyen:
- Conservación de la Factura: Es necesario conservar las facturas para justificar ante Hacienda la amortización de un activo o la deducción de gastos.
- Notificación de Estado: El destinatario debe informar a la empresa sobre la aceptación o rechazo de la factura y notificar el pago efectivo, junto con la fecha correspondiente.
Para comenzar a emitir facturas electrónicas, es crucial obtener el consentimiento del destinatario y garantizar la autenticidad de la factura mediante la firma electrónica o cualquier otro medio validado por la Agencia Tributaria.
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