Data de la resolució: Desembre de 2025
Cada cop és més habitual gravar reunions a Microsoft Teams. Però aquesta pràctica, aparentment inofensiva, pot convertir-se en una infracció greu si no es gestiona correctament.
Una resolució recent de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) ho deixa clar.
El cas: què va passar
Una empresa va celebrar una reunió de comitè per videotrucada (Microsoft Teams), en la qual:
- Es va gravar la reunió amb imatge i veu dels participants
- Es va informar als assistents que la gravació es realitzava per a gestions legals del comitè
- Els participants van consentir aquesta gravació amb aquesta finalitat concreta
No obstant això, posteriorment:
- L’empresa va utilitzar la gravació com a acta de la reunió
- I la va facilitar a tercers aliens al comitè
Tot això, sense informar prèviament ni recollir un consentiment específic per a aquests nous usos.
El problema jurídic clau
L’AEPD és clara:
El consentiment obtingut era vàlid només per a una finalitat concreta (gestió interna), però no per a altres usos diferents.
I això és determinant perquè:
- El Reglament (UE) 2016/679 exigeix que el consentiment sigui lliure, específic, informat i inequívoc
- Si es canvia la finalitat del tractament (per exemple, utilitzar la gravació com a acta o compartir-la), cal una nova base de legitimació
En aquest cas: no existia una base de legitimació vàlida per a aquests usos addicionals.
Què conclou l’AEPD
L’Agència determina que:
- Sí que hi havia base legal per gravar la reunió. Però No n’hi havia per:
- Considerar la gravació com a acta
- Comunicar-la a tercers
Resultat: vulneració de l’article 6.1 del RGPD (licitud del tractament).
I recalca un aspecte molt rellevant —i que des de Sellarès Assessors insistim habitualment—:
El consentiment s’ha de donar per a totes les finalitats del tractament, no de manera genèrica.
En aquest cas, la sanció inicial va ser de 5.000 euros, que amb reduccions per reconeixement i pagament voluntari es va reduir a 3.000 euros.
Per què aquesta resolució és crítica per a empreses que utilitzen Teams
Perquè afecta directament pràctiques habituals: Gravar reunions “per si de cas”; Compartir gravacions amb tercers; Utilitzar la gravació com a substitut d’una acta; No definir clarament els usos abans de gravar, etc.
Tot això és molt habitual… i pot ser objecte de sanció.
Què haurien de fer les empreses?
A la llum d’aquesta resolució i del RGPD:
1. Definir la finalitat abans de gravar
No n’hi ha prou amb dir “gravem”.
Cal especificar:
- Per a què es grava
- Quins usos tindrà (arxiu, acta, formació, etc.)
2. Obtenir un consentiment vàlid. El consentiment ha de ser:
- Específic (per a cada ús)
- Informat (explicant clarament les finalitats)
- Inequívoc
No serveix el consentiment genèric o implícit.
3. No reutilitzar les gravacions per a altres finalitats
Exemple real del cas:
- Consentiment → gravació per a gestió interna
- Ús posterior → acta + cessió a tercers
Resultat: infracció.
4. Compte amb compartir gravacions
L’AEPD considera que:
- Facilitar la gravació a tercers és una comunicació de dades personals
- I requereix una base legal pròpia
5. Regular internament l’ús de les gravacions
La mateixa AEPD assenyala que el problema s’hauria pogut evitar amb:
- Un procediment intern clar
- Informació prèvia adequada
- Definició expressa del valor de les gravacions com a actes
Gravar reunions a Teams no és el problema. El problema és no controlar què es fa després amb aquesta gravació.
Aquesta resolució deixa una idea clau per a qualsevol empresa: El consentiment no és un xec en blanc.
Per a qualsevol dubte, estarem encantades d’ajudar-te.