La legalització dels llibres societaris i d’alguns llibres comptables d’una empresa és obligatòria i ha de fer-se telemàticament. El seu incompliment pot comportar sancions econòmiques i responsabilitat per als administradors.
A continuació, li expliquem com complir amb el que s’estableix a la normativa i les conseqüències de no fer-ho.
Què és la legalització de llibres?
Totes les societats mercantils estan obligades a portar determinats llibres comptables i societaris.
La legalització de llibres és un tràmit registral mitjançant el qual aquests documents obligatoris es presenten davant el Registre Mercantil, que s’encarrega de «precintar-los» perquè no puguin modificar-se després del tancament de l’exercici.
Tipus de llibres
Comptables: Els llibres comptables reflecteixen les operacions econòmiques de l’empresa. De tots ells, és obligatori legalitzar els següents:
- El llibre d’inventaris i comptes anuals: Inclou un balanç inicial detallat, uns balanços de comprovació (sumes i saldos) -almenys trimestrals-, un inventari de tancament de l’exercici i els comptes anuals.
- El llibre diari: Registra, dia a dia, totes les operacions de l’empresa (pagaments, cobraments, etc.), així com el seu import i la seva data.
Societaris: A més de la comptabilitat, la societat ha de reflectir formalment el seu funcionament intern mitjançant els següents llibres:
- El llibre d’actes: Conté les actes de les reunions de la junta de socis o de les celebrades pel consell d’administració.
- El llibre registre de socis (o d’accions nominatives, en cas de les SA): Reflecteix la titularitat de les participacions o les accions, així com les transmissions i gravàmens sobre aquestes i les modificacions del capital social. Per tant, amb aquest llibre s’acredita qui és soci o accionista i en quin percentatge. Només serà necessari legalitzar aquest llibre quan hi hagi hagut canvis, com la compravenda de participacions socials o accions o la constitució d’un gravamen sobre aquestes, entre altres.
Societats unipersonals (SLU): En les societats amb un sol soci, també ha de legalitzar-se el llibre de contractes amb el soci únic. Aquest llibre documenta tots els contractes subscrits entre el soci únic i la societat (recordi que la llei exigeix que es transcriguin literalment).
Presentació Telemàtica: Tots els llibres obligatoris han d’emplenar-se en suport electrònic i han de presentar-se anualment per via telemàtica davant el Registre Mercantil.
El termini és de quatre mesos des del tancament de l’exercici. Per tant, si l’exercici social es tanca el 31 de desembre, la data límit serà el 30 d’abril (o el següent dia hàbil).
Certificació
Una vegada presentats els llibres, el Registrador comprovarà la documentació. Aquí poden succeir dues coses:
- Si no existeixen defectes, estendrà una certificació de legalització, amb la qual es «precinta» o tanca el llibre, que també notificarà per via telemàtica.
- Si hi ha defectes (per exemple, hi ha omissions, s’han enumerat les participacions de manera incorrecta, falta algun document, etc.), també es notificarà telemàticament per a poder esmenar-los i continuar amb el tràmit de legalització.
Conseqüències de la no presentació
Sancions: En general, la llei preveu una multa de 150 euros, encara que en casos greus pot ser de fins a 6.000 euros. A més, en cas de concurs culpable, la falta de legalització pot servir com un argument addicional per a responsabilitzar personalment als administradors pels deutes socials.
Si té dubtes o vol ampliar la informació, contacti amb nosaltres a info@sellaresga.com o bé al telèfon 934674467
Assessoria comptable per a empreses amb visió estratègica | Sellarès
