Amb la imminent obligació d’expedir factures electròniques en les relacions comercials entre empresaris, és fonamental preparar-se per evitar possibles sancions. Encara que resta per aprovar el reglament corresponent, és essencial entendre com funciona aquest sistema de facturació.
Què és una factura electrònica?
Una factura electrònica és aquella que compleix amb el que s’estableix en el reglament de facturació, garantint el seu contingut, integritat i autenticitat. Per considerar-se com a tal, ha de complir amb els següents requisits:
- Expedició i recepció electrònica: Ha de ser emesa i rebuda a través de mitjans electrònics. Una factura emesa electrònicament i després lliurada en paper no es considera electrònica. Tanmateix, una factura en paper que es digitalitza i s’envia per correu electrònic sí que ho és.
- Consentiment del destinatari: El destinatari ha de donar el seu consentiment exprés per rebre factures en aquest format, excepte en casos de facturació electrònica obligatòria (com en certs contractes públics).
- Garantia d’autenticitat: La factura ha de comptar amb un mitjà vàlid que garanteixi la seva autenticitat i origen, com la signatura electrònica o l’intercanvi electrònic de dades, validats per l’Agència Tributària.
Consentiment del destinatari
- Exprés: Mitjançant l’acceptació (o rebuig) de rebre factures electròniques.
- Tàcit: Si el destinatari accedeix al portal de l’expedidor i no comunica el seu rebuig a rebre-les.
Contingut d’una Factura Electrònica
- Signatura Electrònica: Ha d’estar signada per un dels mitjans vàlids mencionats anteriorment per garantir la seva autenticitat.
- Especificacions Tècniques: Quan s’intercanvien factures electròniques entre empreses o autònoms, és necessari acordar especificacions tècniques perquè els programaris puguin llegir correctament els documents.
A més, es pot pactar un contingut addicional amb clients i proveïdors, com codis QR o formes específiques d’identificació, per facilitar processos interns.
Obligacions del destinatari
El destinatari té diverses obligacions, entre les quals s’inclouen:
- Conservació de la Factura: És necessari conservar les factures per justificar davant Hisenda l’amortització d’un actiu o la deducció de despeses.
- Notificació d’Estat: El destinatari ha d’informar l’empresa sobre l’acceptació o rebuig de la factura i notificar el pagament efectiu, juntament amb la data corresponent.
Per començar a emetre factures electròniques, és crucial obtenir el consentiment del destinatari i garantir l’autenticitat de la factura mitjançant la signatura electrònica o qualsevol altre mitjà validat per l’Agència Tributària.
